Configuración Inicial
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¿Cual es la función de la utilidad de Configuración?
La utilidad de Configuración sirve para que el usuario establezca las opciones y preferencias generales del entorno de DANA. Todos los usuarios pueden configurar y editar sus datos personales, administrar su cuenta y crear grupos privados.
Los usuarios con perfil de administrador tendrán la exclusiva potestad de agregar, eliminar y editar usuarios dentro del entorno, crear y administrar grupos públicos, configurar los datos del entorno empresarial y administrar los perfiles de los usuarios de DANA, otorgando o denegando el acceso a las distintas aplicaciones de la red.
Características
- Sencillo procedimiento de ajustes en la apariencia del escritorio de DANA y demás preferencias personales.
- Formulario para cambiar la contraseña y el login (sólo Administradores) de los usuarios.
- Utilidad para crear y administrar grupos privados y públicos (sólo Administradores).
- Lista de administración que permite visualizar la lista de usuarios del entorno, agregar uno nuevo, editar la base de datos de aquellos y asignar sus perfiles (sólo Administradores).
- Formulario para crear y editar los datos de la empresa (sólo Administradores).
Perfiles de uso de la herramienta
Existen dos tipos de usuarios en DANA, definidos mediante perfiles. La diferencia entre ambos está relacionada con el nivel de acceso a las aplicaciones y las diversas bases de datos del sistema.
Cuando se crea una nueva cuenta de usuario en DANA, se especifica el tipo de perfil que tendrá el usuario, de acuerdo con sus necesidades, atribuciones, jerarquía y nivel de confianza dentro de la comunidad corporativa.
Los perfiles disponibles son:
Perfil de usuario
Es el perfil básico del usuario común. Se pueden configurar las opciones básicas, como cambio de contraseña, editar las preferencias personales del sistema y crear y administrar grupos privados.
Perfil de administrador
Tiene acceso total a todas las opciones de configuración de DANA. Además de las opciones de configuración del usuario básico, el Administrador puede agregar y administrar los usuarios del entorno, asignar perfiles generales y personalizados a cada uno de ellos y para cada una de las aplicaciones de DANA, editar los datos de la empresa y crear y administrar grupos públicos.
Grupos
El concepto de grupos en el entorno de DANA promueve la interacción de todos los usuarios de la red. Se pueden crear múltiples grupos con diversos propósitos, permitiendo por ejemplo compartir archivos y documentos facilitando el trabajo en equipo y optimizando la cooperación del personal en tareas conjuntas.
También se pueden crear grupos con fines extracurriculares, así los usuarios pueden compartir inquietudes y aficiones en común, llevar a cabo cualquier iniciativa que tengan, bien sea de naturaleza laboral como extracurricular, establecer un grupo de discusiones, organizar actividades de esparcimiento como por ejemplo equipos deportivos y de juegos y, en fin, toda suerte de agrupaciones con el propósito fomentar las relaciones humanas, mejorar las relaciones laborales y alentar las iniciativas de cada quien y las actividades grupales en general.
Existen dos tipos de grupos que pueden crearse en DANA:
Grupos Públicos
Los grupos públicos están disponibles para toda la comunidad de DANA. Únicamente los administradores tienen la potestad para crear grupos públicos, al tener estos la jerarquía suficiente para determinar la creación de aquellos grupos que sirvan indiscutiblemente a los intereses de la comunidad corporativa.
Grupos Privados
Cualquier usuario tiene la capacidad para crear un grupo privado por iniciativa propia, con el fin específico que considere, e invitar a cualquier otro usuario a formar parte de éste y conferirle acceso total o restringido, siendo esta una atribución exclusiva del creador un grupo. Un grupo privado será accesible solamente para todos los usuarios que pertenezcan a él.
- Niveles de Acceso: El usuario que crea un grupo tiene la capacidad para invitar a otros usuarios a pertenecer a éste, y al hacerlo confiere a este nuevo miembro acceso total o restringido.
- Acceso Total: El usuario con acceso total a un grupo tiene capacidad para editarlo en su totalidad. Puede invitar a su vez a otros usuarios a unirse, eliminar usuarios, editar las características del grupo, añadir y editar documentos y archivos compartidos al mismo.
- Acceso Restringido: Si un usuario tiene acceso restringido a un grupo, solamente podrá ver las características del mismo, abrir los documentos y archivos compartidos al grupo y excluirse a sí mismo de éste si así lo desea.
Agregar Grupos
Desplazar el cursor sobre el icono "Grupos" y en el menú emergente seleccionar "Agregar Grupos". En el campo "Nombre" escribir el nombre al nuevo grupo. En el campo "Descripción", introducir un texto que describa brevemente el propósito del grupo.
En el cuadro de diálogo "Tipo" seleccionar "Privado" o "Público" (sólo Administradores). Los usuarios simples no tienen esta opción y únicamente pueden crear grupos de tipo privado. Presionar "Agregar", luego "Aceptar" en el cuadro de confirmación y el nuevo grupo se habrá creado satisfactoriamente.
Se abrirá directamente el listado de los grupos a los que pertenece y allí podrá advertir que el nuevo grupo ha sido añadido a la lista. Si el usuario tiene perfil de administrador y creó un nuevo grupo público, éste se habrá agregado a la lista de grupos públicos de todos los usuarios del entorno.
Editar Grupos
Desplazar el cursor sobre el icono "Grupos" y en el menú emergente seleccionar "Listar Grupos". Se abrirá el listado de grupos privados a los que pertenece y de los grupos públicos. Note que si coloca el cursor sobre alguno de los grupos, aparecerá un pequeño cuadro emergente que contiene la ficha descriptiva del grupo, lo cual es particularmente útil si ha olvidado la función de alguno de ellos o si ha sido hecho miembro de un grupo y desea saber rápidamente en qué consiste. Haga clic sobre el grupo que desea editar.
- Si el usuario tiene acceso restringido al grupo
Se abrirá la ficha descriptiva del grupo y la lista de miembros del mismo. Solamente podrá excluirse a sí mismo del grupo haciendo clic en "Eliminar del Grupo" justo al lado de su nombre. También podrá hacer clic en el nombre de cualquiera de los usuarios pertenecientes al grupo para ver la ficha con sus datos personales.
- Si el usuario tiene acceso total al grupo
Se abrirá una página con tres ventanas. En la ventana "editar grupo…" puede editar al grupo escribiendo los datos correspondientes en los campos "Nombre" y "Descripción". Presionar Guardar para salvaguardar los cambios hechos. Si se desea eliminar el grupo presione "Eliminar".
La segunda ventana despliega la lista de miembros del grupo. Hacer click en "Eliminar del Grupo" al lado del usuario que se desee excluir definitivamente.
La tercera ventana sirve para incluir a otro usuario al grupo. Ingresar el login del usuario que se desea invitar en el campo correspondiente. Si no se está seguro de cómo se escribe el Login, hacer click sobre el icono buscador que se encuentra a la derecha de dicho campo, y en la lista de usuarios emergente hacer click sobre la letra inicial de la persona que se está buscando y luego seleccionar el login respectivo de la lista.
Seguidamente seleccionar en el cuadro de diálogo inferior el acceso que desea conferirle al nuevo miembro, restringido (por defecto) o total. Haga clic en Agregar. Todo usuario con perfil de administrador tiene por defecto acceso total a los grupos.
Editar usuarios(Sólo administradores)
Para revisar la lista de usuarios del entorno de DANA y/o editarlos, se debe utilizar la opción Listar usuarios.
Opciones de Búsqueda de un usuario
- Por orden alfabético: Utilizar la barra alfabética y seleccionar la inicial del usuario que se quiere ver o editar, se desplegará la lista con los usuarios cuya letra inicial sea la seleccionada.
- Por departamentos: En el cuadro Mostrar que está debajo de la barra alfabética, puede seleccionarse un departamento en particular. Por defecto este filtro está en "mostrar todos los departamentos", lo que despliega una lista con la totalidad de los usuarios de la comunidad.
Seleccionar en el cuadro Mostrar un departamento en particular y en la lista de usuarios aparecerán únicamente aquellos que laboran en la dependencia seleccionada. Una vez ubicado, hacer clic en el nombre del usuario que se desea editar. Se abrirá una ventana con cuatro pestañas donde se podrán configurar todas las opciones que determinarán la identidad, los perfiles y el acceso del mismo. Por defecto se abrirá la ventana para configurar los perfiles del usuario. Para realizar una actividad diferente a esta, hacer click en la pestaña con la opción correspondiente.
Opciones de edición de información del usuario
- Datos del usuario: Vista para editar la ficha personal del usuario.
Introducir la información requerida en cada campo:
- Nombre (único campo obligatorio)
- Cédula
- Ubicación (seleccionar la sede a la que pertenece el usuario en el cuadro de diálogo)
- Departamento (seleccionar el departamento que le corresponda en el cuadro de diálogo)
- Cargo desempeñado
- Foto (escribir la ruta donde se encuentra la imagen a insertar en el campo correspondiente o presionar Examinar para abrir el explorador del sistema, buscar la imagen en la carpeta donde esté y hacer click sobre ella), y así sucesivamente se debe de ir llenando los campos y utilizando los cuadros de diálogo que hagan falta para terminar de llenar la ficha.
En la ventana de texto Observaciones se puede introducir cualquier acotación respecto a este usuario si se desea. Presionar Guardar y luego Aceptar en el cuadro de confirmación y la información se habrá actualizado con éxito.
- Perfiles: Vista para asignar perfiles al usuario por cada aplicación.
Observar la lista que se despliega: contiene cada una de las aplicaciones de DANA y junto a cada una de ellas, un cuadro de diálogo con tres opciones: Ninguno (con esta opción el usuario no tendrá acceso alguno a la aplicación y ni siquiera aparecerá en su menú principal), Administrador (seleccione esta opción para otorgar al usuario perfil de administrador en la aplicación correspondiente) y Usuario (mediante esta opción se otorga perfil de usuario simple para la aplicación correspondiente). Una a una, se debe de configurar cada una de las aplicaciones otorgando un perfil determinado en cada caso siguiendo el procedimiento explicado.
NOTA: hay ciertas aplicaciones que solamente admiten un tipo de perfil, como lo son Notas Personales (sólo usuario) y Presentaciones, Administración de Ayuda, Productos y Servicios, Clientes y Clientes DANA (sólo administrador). Existe también el caso especial de Configuración que posee la cuarta opción "Administrador de Noticias", un perfil especial que permite agregar y administrar las noticias que aparecerán en la página de inicio.
Una vez se hayan terminado de asignar los perfiles, presionar Guardar en la parte inferior de la página y luego Aceptar en el cuadro de confirmación. El usuario se habrá actualizado satisfactoriamente.
- Cambiar Password: Abrir esta pestaña si se desea asignar un nuevo password a cualquier usuario del entorno. Escribir la nueva contraseña en el campo "Password" y luego reescribirla exactamente igual en el campo "Confirme el Password" para ratificar.
- Eliminar al usuario: Hacer click en esta pestaña para eliminar al usuario del entorno de DANA. Se abrirá el cuadro emergente "¿Está seguro de que desea eliminar a este usuario?". Presione Aceptar para eliminar al usuario de DANA o Cancelar para abortar.
Ajustar las preferencias personales
En la ventana principal de la utilidad de configuración, seleccionar "Si" en el cuadro de diálogo "Mostrar iconos en el menú" para que los iconos que representan cada una de las aplicaciones listadas en el menú principal sean visibles, seleccionar "No" para ocultarlos.
Asimismo, se debe seleccionar "Si" en el cuadro de diálogo "Mostrar barra de alertas" para visualizar la barra de alertas con iconos de acceso directo a las aplicaciones que gozan de esta característica, a saber la Agenda, el Buzón de correo electrónico, la aplicación de Recados y llamadas y el HELPDESK. Seleccione "No" para ocultar la barra de alertas.
Cambiar el Password
Escribir la nueva contraseña en el campo "Password" y luego rescríbirla exactamente igual en el campo "Confirme el Password" para ratificar su nueva contraseña.
